Quy trình nghiệp vụ bán khoá học trên nền tảng
Tài liệu mô tả quy trình nghiệp vụ bán bài học trên nền tảng Hoola theo hướng bán toàn khóa học — mô hình phổ biến nhất, trong đó học viên thanh toán để được mở quyền truy cập toàn bộ nội dung khóa học (các chương, bài giảng).
Với các hình thức thanh toán online, khóa học được kích hoạt tự động ngay khi học viên thanh toán thành công — học viên nhận được khóa học lập tức, không phải chờ xác nhận thủ công. Nội dung tài liệu gồm mô tả quy trình vận hành trên nền tảng và các bước thực hiện cụ thể để đội vận hành của Quý khách triển khai và kiểm soát.
1. Mô hình bán hàng: Bán khóa học & các loại hình sản phẩm
Trên nền tảng Hoola, "bài học" được tổ chức và kinh doanh theo khóa học. Một khóa học bao gồm nhiều chương, mỗi chương chứa các bài giảng (Video, Quiz, Tài liệu PDF, Live...). Khi học viên mua khóa học, họ được mở quyền truy cập toàn bộ các bài giảng bên trong.
Quản trị viên lựa chọn loại hình sản phẩm khi khởi tạo khóa học tại mục Quản lý nội dung → Khóa học:
Single (Khóa học đơn lẻ)
Một khóa học độc lập, hoàn chỉnh, đóng gói và bán từng sản phẩm kiến thức riêng biệt.
Lựa chọn cơ bản, phổ biến nhất khi bán một khóa học cụ thể.
Combo (Gói khóa học - lộ trình)
Nhóm từ 2 khóa học đơn lẻ trở lên thành một gói bán chung.
Tạo lộ trình học trọn gói, đưa ra mức giá ưu đãi để tăng giá trị trung bình mỗi đơn hàng.
Membership (Thẻ thành viên)
Thẻ truy cập theo thời hạn (tháng/quý/năm) tới tất cả khóa học được chỉ định.
Tạo doanh thu định kỳ, gói hội viên cho nhóm khách VIP.
2. Vai trò và luồng nghiệp vụ tổng quan
Quy trình bán khóa học trên nền tảng có sự tham gia của 3 vai trò chính:
Khách hàng / học viên: Người mua — tìm hiểu khóa học, đặt hàng và thanh toán, sau đó truy cập nội dung đã mua.
Đội ngũ vận hành (Quản trị viên): Người bán — thiết lập sản phẩm, giá bán, theo dõi đơn hàng, đối soát thanh toán và chăm sóc sau bán.
Nền tảng Hoola: Hệ thống — tự động hóa việc tạo tài khoản, phát hành đơn hàng, kích hoạt khóa học và thống kê doanh thu.
Luồng nghiệp vụ bán khóa học diễn ra như sau:
Quản trị viên chuẩn bị sản phẩm: Tạo khóa học (cấu trúc chương/bài giảng), nhập giá bán, cài đặt trạng thái "Đang bán".
Khách hàng tìm thấy khóa học: Khóa học hiển thị trên website (trang chủ, danh sách khóa học) — xem chi tiết tại Hiển thị khóa học trên Web.
Khách hàng đặt hàng & thanh toán: Chọn khóa học, đặt hàng và thanh toán theo một trong các phương thức đã cài đặt.
Hệ thống ghi nhận & tự động xác nhận đơn hàng: Với thanh toán online (cổng thanh toán / SePay), hệ thống tự xác nhận giao dịch, đồng thời đơn hàng xuất hiện trong Danh sách đơn hàng tại phân hệ
Quản lý bán hàng.Khóa học được kích hoạt cho học viên: Với các đơn đã xác nhận, khóa học được mở quyền truy cập ngay — chủ yếu hoàn toàn tự động, không cần thao tác thủ công của đội vận hành.
Học viên truy cập khóa học ngay: Màn hình tự động chuyển về trang "Khóa học của tôi" (khoảng 10 giây sau khi thanh toán), khóa học đã sẵn sàng để học.
Theo dõi & chăm sóc: Đội ngũ vận hành theo dõi trạng thái đơn, đối soát doanh thu và thực hiện CSKH sau bán.
3. Chuẩn bị sản phẩm trước khi bán
3.1. Tạo khóa học và phân phối đến học viên
Để bán được khóa học, quản trị viên cần tạo khóa học hoàn chỉnh theo hướng dẫn tại Hướng dẫn cơ bản Tạo Khóa học. Các bước cốt lõi:
Chuẩn bị và tải học liệu lên Thư viện: Tải video, tài liệu PDF, hình ảnh... để hệ thống xử lý, mã hóa và bảo mật trước.
Khởi tạo khóa học: Chọn loại hình (Single/Combo/Membership), nhập tên và đường dẫn URL.
Xây dựng chương trình học: Tạo các chương, thêm bài giảng và chọn định dạng nội dung (Video, Quiz, PDF, Live...).
Hoàn thiện thông tin giới thiệu: Nhập mô tả, ảnh bìa, giảng viên, chủ đề, thẻ hiển thị, mục tiêu khóa học... để trang bán hàng đầy đủ và thuyết phục.
3.2. Thiết lập học thử & phân loại bài giảng trả phí
Nền tảng hỗ trợ mô hình "Học thử & Thanh toán" (Freemium) — công cụ bán hàng giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi:
Tại khóa học, chọn tab
Xuất bản, thiết lập Loại khóa = "Học thử & Thanh toán".Trong tab
Bài giảng, bật "Khóa bài giảng theo tính năng Học thử" cho từng bài giảng thuộc phần trả phí.Bài giảng KHÔNG bật khóa → học viên xem được miễn phí sau khi đăng ký.
Bài giảng CÓ bật khóa → ẩn và yêu cầu thanh toán để mở khóa toàn bộ nội dung.
Học viên trải nghiệm các bài mở miễn phí trước, sau đó quyết định trả phí để học tiếp — xem chi tiết tại Tính năng Học thử và Thanh toán.
3.3. Thiết lập giá bán
Tại tab Giá bán của khóa học, quản trị viên cấu hình:
Giá bán: Giá gốc niêm yết của khóa học.
Số ngày sử dụng: Thời hạn học viên được truy cập (nếu không giới hạn thì bỏ trống → truy cập lâu dài).
Chương trình khuyến mãi: Thiết lập mức giá ưu đãi, tạo hiệu ứng giảm giá.
3.4. Cài đặt phương thức thanh toán
Hệ thống hỗ trợ các nhóm hình thức thanh toán chính, cấu hình tại Cài đặt hệ thống → Thanh toán (xem chi tiết tại Thanh toán):
Cổng thanh toán Ngân Lượng/VNPAY
Thanh toán online qua thẻ ngân hàng, ví điện tử.
Hệ thống tự động xác nhận giao dịch → mở khóa ngay.
Chuyển khoản ngân hàng
Học viên chuyển tiền tới tài khoản của website; hệ thống sinh mã chuyển khoản kèm theo.
Tự động qua SePay (khuyến nghị): tự quét biến động số dư & xác nhận → mở khóa ngay. Nếu không dùng SePay, cần kích hoạt thủ công cho các trường hợp đặc thù.
Với các hình thức thanh toán online nêu trên, khóa học được kích hoạt tự động — học viên nhận được khóa học ngay và màn hình tự chuyển về "Khóa học của tôi" sau khoảng 10 giây, không cần đội vận hành can thiệp.
3.5. Hiển thị khóa học & đưa lên kệ bán
Để khóa học hiển thị trên web, quản trị viên thao tác tại Cài đặt hiển thị (Menu, Trang chủ, Thẻ khóa học) và tại tab Xuất bản của khóa học chọn trạng thái:
Đang bán / Miễn phí / Sắp ra mắt → hiển thị công khai trên web, ai cũng nhìn thấy.
Dừng bán → ẩn khỏi web nhưng học viên cũ vẫn xem lại được trong tài khoản.
Dừng xuất bản → khóa bị gỡ hoàn toàn, không bán, không học được.
4. Quy trình xử lý đơn hàng và thanh toán
4.1. Khách hàng đặt hàng trên web
Khi khách hàng chọn mua khóa học trên website, hệ thống tạo đơn hàng tương ứng. Với các hình thức thanh toán online phổ biến (cổng thanh toán Ngân Lượng/VNPAY, chuyển khoản tự động qua SePay), toàn bộ quy trình được tự động hóa:
Khách hàng thanh toán thành công → hệ thống tự xác nhận giao dịch.
Khóa học được tự động kích hoạt cho tài khoản học viên — không cần thao tác thủ công của đội vận hành.
Học viên được chuyển về trang "Khóa học của tôi" (tự động sau ~10 giây) và bắt đầu học ngay.
Trong một vài trường hợp đặc thù hiếm gặp (ví dụ: khách hàng thay đổi nội dung chuyển khoản, hoặc giao dịch không tự xác nhận được), đội vận hành có thể kích hoạt thủ công cho học viên — hướng dẫn chi tiết tại mục 4.3 dưới đây.
4.2. Theo dõi đơn hàng tại phân hệ Quản lý bán hàng
Toàn bộ đơn hàng được tổng hợp tại Quản lý bán hàng → Danh sách đơn hàng. Đội vận hành có thể:
Xem danh sách tất cả đơn hàng của website, xem chi tiết từng đơn (sản phẩm, tổng giá trị, hình thức thanh toán, trạng thái).
Theo dõi các đơn đã thanh toán, các đơn chưa xử lý để kịp thời hỗ trợ; xem mã chuyển khoản của đơn hình thức "CK" khi cần kích hoạt thủ công.
Nhấn
Xuất dữ liệuđể tải xuống dữ liệu đơn hàng phục vụ đối soát, kế toán.
4.3. Kích hoạt thủ công cho các trường hợp đặc thù
Với thanh toán online thông thường, khóa học được tự động kích hoạt và học viên nhận được khóa học ngay, không cần thao tác nào từ đội vận hành (xem mục 4.1).
Việc kích hoạt thủ công chỉ cần thiết trong một vài trường hợp đặc thù hiếm gặp, ví dụ:
Khách hàng thay đổi nội dung chuyển khoản so với mã hệ thống sinh ra → hệ thống không tự đối soát được.
Giao dịch chuyển khoản hợp lệ nhưng không được tự động xác nhận (lỗi tạm thời, sai cú pháp nội dung...).
Một số trường hợp khác theo chính sách hỗ trợ của đơn vị.
Khi đó, sau khi học viên báo đã chuyển tiền, đội vận hành kiểm tra và kích hoạt như sau:
Đối soát tiền: Xác nhận số tiền đã về đúng tài khoản ngân hàng của website, khớp với đơn hàng.
Lấy mã chuyển khoản: Mã nằm trong nội dung chuyển khoản (thường là SĐT + mã chuyển khoản) hoặc lấy trực tiếp từ
Danh sách đơn hàng→ chọn đơn hình thức "CK" → xem dòng Hình thức để lấy Mã chuyển khoản.Kích hoạt: Vào phân hệ
Hỗ trợ khách hàng→Mã chuyển khoản, nhập mã.Hiển thị đơn hàng: Xem đúng đơn và nhấn
Kích hoạtđể mở khóa học cho học viên.Kiểm tra mã: Đối chiếu thông tin đơn hàng (tổng tiền, khóa học) khi nghi ngờ nhập sai mã; tìm ra đơn chính xác rồi quay lại kích hoạt.
Chỉ kích hoạt thủ công sau khi đã đối soát chắc chắn tiền về đúng tài khoản và khớp với đơn hàng, tránh mở khóa cho đơn chưa thanh toán.
4.4. Bán khóa học qua Mã khóa học (kênh không qua thanh toán online)
Ngoài bán trực tiếp trên web, quản trị viên có thể tạo Mã khóa học tại Quản lý nội dung → Mã khóa học để phân phối khóa học qua các kênh khác (đại lý, đối tác, quà tặng, B2B, sự kiện) — xem chi tiết tại Mã khóa học.
Quy trình tạo mã (dành cho quản trị viên): Chọn khóa học áp dụng → chọn loại mã (Dùng một lần / Dùng nhiều lần) → chọn cách tạo (số lượng tự sinh hoặc nhập file) → đặt số ngày sử dụng, thời gian hiệu lực (tùy chọn) → nhấn
Tạo mã kích hoạt. Xuất file Excel danh sách mã để gửi học viên/đối tác.Luồng kích hoạt của học viên: Nhận mã → đăng nhập/đăng ký tài khoản → vào mục "Kích hoạt" trên web → nhập mã → bấm
Kích hoạt→ khóa học xuất hiện ngay trong "Khóa học của tôi" mà không cần thanh toán trực tuyến.
Mỗi mã hoạt động như một "chìa khóa số" mở khóa nội dung — giúp giảm tải thao tác thủ công gán khóa cho từng học viên.
5. Sau khi bán: học viên truy cập và đội ngũ theo dõi
Học viên truy cập: Sau khi khóa học được kích hoạt (tự động hoặc thủ công), khóa học nằm trong mục "Khóa học của tôi"; học viên truy cập toàn bộ chương/bài giảng đã mua, học thử hoặc theo lộ trình.
Đội ngũ vận hành theo dõi: Kiểm tra trạng thái đơn hàng, đối soát doanh thu và tổng hợp qua phân hệ Báo cáo/Thống kê của nền tảng.
6. Tóm tắt trách nhiệm của đội vận hành
Trước bán
Tạo khóa học, thiết lập giá bán, học thử, phương thức thanh toán, trạng thái Đang bán
Quản lý nội dung → Khóa học; Cài đặt hệ thống → Thanh toán; Cài đặt hiển thị
Đặt hàng & thanh toán
Theo dõi đơn phát sinh; hệ thống tự xác nhận & kích hoạt với thanh toán online
Quản lý bán hàng → Danh sách đơn hàng
Kích hoạt (đặc thù)
Kích hoạt thủ công chỉ khi cần (thay đổi nội dung CK, giao dịch chưa tự xác nhận)
Hỗ trợ khách hàng → Mã chuyển khoản
Sau bán
Chăm sóc, hỗ trợ, theo dõi doanh thu
Hỗ trợ khách hàng; Báo cáo/Thống kê
Last updated