Hướng dẫn import danh sách học viên bằng file Excel

Tính năng Nhập tài khoản hàng loạt cho phép quản trị viên tạo mới nhiều tài khoản học viên cùng lúc thông qua việc tải lên một tệp danh sách (.csv). Thay vì phải tạo thủ công từng tài khoản hoặc chờ học viên tự đăng ký, công cụ này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và chủ động quản lý danh sách người dùng một cách hiệu quả.

Lợi ích chính:

• Tiết kiệm thời gian: Nhanh chóng tạo hàng trăm, hàng ngàn tài khoản chỉ với một vài thao tác.

• Đồng bộ và chính xác: Đảm bảo thông tin tài khoản được tạo theo một định dạng chuẩn, tránh các lỗi nhập liệu thủ công.

• Quản lý chủ động: Dễ dàng cấp quyền truy cập cho một nhóm lớn người dùng và phân họ vào các nhóm tài khoản đã được thiết lập sẵn.

Trường hợp áp dụng hiệu quả:

• Doanh nghiệp (B2B): Khi cung cấp khóa học cho một công ty, quản trị viên có thể nhập danh sách tài khoản cho toàn bộ nhân viên của công ty đó.

• Trường học & Trung tâm: Nhập danh sách học viên của một lớp học mới vào đầu mỗi khóa học hoặc kỳ học.

• Sự kiện & Hội thảo: Tạo tài khoản cho tất cả những người đã đăng ký tham gia một sự kiện để cấp quyền truy cập vào các tài liệu liên quan.

• Chuyển đổi hệ thống: Di chuyển dữ liệu người dùng từ một nền tảng cũ sang hệ thống Hoola.

Quy trình được chia thành 3 giai đoạn chính: Chuẩn bị tệp dữ liệu, Thực hiện nhập trên hệ thống, và Kiểm tra kết quả.

1. Chuẩn bị tệp dữ liệu

Mục tiêu: Tạo một tệp danh sách tài khoản với định dạng .csv chuẩn xác, chứa đầy đủ thông tin theo yêu cầu của hệ thống.

• Bước 1: Tải tệp mẫu (Template)

  1. Tại trang quản trị, truy cập theo đường dẫn: Quản lý tài khoản → Tài khoản.

  2. Nhấn vào nút Import.

     
  3. Trong giao diện vừa xuất hiện, nhấp vào liên kết “user_import_demo.csv” để tải về tệp mẫu. Việc sử dụng tệp mẫu sẽ đảm bảo đúng cấu trúc và định dạng cột.

     
• Bước 2: Soạn thảo dữ liệu trong tệp mẫu Mở tệp .csv vừa tải bằng một trình soạn thảo phù hợp. Điền thông tin của các tài khoản cần tạo vào các cột tương ứng.

Cấu trúc các cột dữ liệu:

• Bước 3: Lưu và xuất tệp Sau khi điền đầy đủ thông tin, hãy lưu tệp lại dưới đúng định dạng .csv.

  • Nếu sử dụng Google Sheets, chọn Tệp → Tải xuống → Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (.csv).

    

  Lưu ý cực kỳ quan trọng:

  • Để tránh lỗi định dạng (đặc biệt là với font chữ tiếng Việt), sau khi tải tệp .csv về, không nên mở lại bằng các chương trình bảng tính như Microsoft Excel vì có thể làm thay đổi cấu trúc tệp. Nếu cần kiểm tra, hãy sử dụng một trình soạn thảo văn bản (Text Editor).

  • Đảm bảo các giá trị trong cột name, email, username không bị trùng lặp với nhau và không trùng với các tài khoản đã có trên hệ thống.

2. Thực hiện nhập trên hệ thống

Mục tiêu: Tải tệp dữ liệu đã chuẩn bị lên hệ thống website để bắt đầu quá trình tạo tài khoản.

• Bước 1: Tải tệp lên hệ thống

  1. Quay lại giao diện Import tại Quản lý tài khoản → Tài khoản → Import.

  2. Chọn Giới hạn số lượng tài khoản muốn nhập trong một lần (nếu có tùy chọn) và chọn Gửi email thông báo tạo tài khoản [Lưu ý: Nếu có nhiều email trong danh sách chưa được xác minh (hoặc tự tạo, không tồn tại) đề nghị tắt tính năng gửi email thông báo để tránh lỗi khi import user và hỏng hệ thống gửi email!].

  3. Nhấn vào nút Chọn tập tin và tìm đến tệp .csv đã chuẩn bị ở Giai đoạn 1.

     
• Bước 2: Bắt đầu quá trình Import

  1. Sau khi đã chọn tệp, nhấn nút Import để hệ thống bắt đầu xử lý.

  2. Quá trình này có thể mất vài phút tùy thuộc vào số lượng tài khoản trong danh sách.

  Lưu ý: Tính năng gửi email thông báo tạo tài khoản thành công có thể không được áp dụng khi nhập số lượng lớn (ví dụ: trên 1000 tài khoản một lượt).

3. Kiểm tra kết quả

Mục tiêu: Xác nhận quá trình nhập dữ liệu đã thành công hay chưa và xem chi tiết các lỗi (nếu có) để khắc phục.

• Bước 1: Xem lịch sử Import Sau khi quá trình hoàn tất, hệ thống sẽ hiển thị một dòng trạng thái trong mục "Lịch sử ".

• Bước 2: Tải và kiểm tra tệp kết quả

  1. Tại dòng lịch sử tương ứng, nhấn nút Chi tiết để xem thông tin tổng quan (số lượng thành công, số lượng thất bại).

  2. Nhấn nút Tải kết quả để tải về một tệp báo cáo chi tiết. Tệp này sẽ ghi rõ trạng thái của từng dòng dữ liệu trong tệp gốc của bạn, đồng thời chỉ ra nguyên nhân lỗi cho những tài khoản không được tạo thành công (ví dụ: email trùng lặp, thiếu trường bắt buộc,...).

  3. Dựa vào tệp kết quả, quản trị viên có thể chỉnh sửa lại tệp gốc và thực hiện import lại cho các tài khoản bị lỗi.